diferencias.
Conoces la diferencia entre burocracia y burocratismo? La palabra burocracia es normalmente asociada a cosas negativas, como lentitud en los trámites del gobierno e ineficiencia en los procesos de las empresas. No pretendo entrar en la cuestión de etimología de la palabra, y sí en lo que esto significa para tu empresa.
Burocracia es el conjunto de procesos y reglas que controlan el día a día de una organización. La palabra tiene origen en los procesos de gobierno, pero es completamente aplicable en las empresas, especialmente en grandes organizaciones que deben administrar el trabaje de miles de personas.
Es importante entender que la burocracia es importante y benéfica para las empresas. Sin ella, los procesos administrativos estarían sujetos a interpretaciones de los empleados y existiría mucha ineficiencia en todas las actividades. La dificultad en gestionar las tares impediría el crecimiento de algunas empresas al tamaño que tienen hoy.
Imagina como sería cuidar de una empresa como Ford, con sus 300 mil empleados en todo el mundo, sin reglas administrativas claras y estrictas. En tu empresa, independiente de su tamaño, la idea es la misma. Debes tener procesos que controlen desde el pago de sueldos hasta la compra de papelería.
La aplicación incorrecta de la burocracia lleva al burocratismo. Esto puede ser visto cuando son creadas más reglas que lo necesario para que el proceso funcione bien y sea controlado. También vemos burocratismo cuando una persona abusa del poder sobre un proceso para obtener beneficios propios.
Por ejemplo, si trabajas en una empresa con 30 empleados, no tiene sentido que el proceso de compra de una computadora deba pasar por la firma de 3 personas y quede en aguardo de una análisis del departamento de compras.
En resumen, si los procesos administrativos de la organización causan más problemas de los que resuelven, estos cayeron en el burocratismo.
En tu empresa, recuerda que los procesos burocráticos deben ser definidos para que no lleguen al burocratismo. Esto no es complicado, pero exige atención a cosas que muchas veces son dejadas de lado porque el liderazgo se preocupa con asuntos más “nobles”.
Algunas formas de reducir el burocratismo son:
1.    Reduce la estructura jerárquica. El personal administrativo debe tener la autoridad para tomar decisiones (empowerment) sin que cada pequeño detalle tenga que pasar por uno o más superiores.
2.    Simplifica los procesos. Diseña y viva los procesos para entender donde pueden ser eliminados pasos sin perjudicar el funcionamiento y control de las actividades.
3.    Descentraliza las tareas. Si tu empresa tiene varias unidades, define formas de realizar los procesos de forma local, sin concentrar todo en grandes estructuras en la matriz. Esto hará que los trámites sean más ágiles.
Seas tu el responsable por los procesos o no, debes actuar para influenciar la burocracia y sugerencias constructivas. Si solamente te quejas con tus colegas, no ayudarás la organización a corregir sus problemas.